Je onderneming kan besluiten om een werknemer een auto van de zaak te geven.
Gebruikt de werknemer deze auto ook voor privéritjes, dan moet je een
bijtelling tot het loon van de werknemer rekenen.

Het is mogelijk om onder de bijtelling uit te komen als de werknemer niet meer
dan vijfhonderd kilometer per jaar privé rijdt. Dit moet de werknemer echter
wel kunnen aantonen. Een rittenregistratie is daarvoor een goed hulpmiddel.
Waar moet zo’n administratie aan voldoen?

Geen bijtelling privégebruik

Je hoeft in principe geen loonheffingen in te houden voor een werknemer die
niet meer dan vijfhonderd privékilometers per jaar maakt. Dit moet je echter
wel kunnen aantonen.

Een goed hulpmiddel daarvoor is de rittenadministratie van de werknemer. Mocht
achteraf blijken dat de werknemer toch meer privékilometers heeft gemaakt,
dan kun je echter te maken krijgen met een naheffingsaanslag.

Je kunt deze naheffing voorkomen door de werknemer te vragen om een
‘Verklaring geen privégebruik auto’. Deze verklaring is aan te vragen bij de
Belastingdienst. Het voordeel van deze verklaring is dat je met zo’n
verklaring geen loonheffingen hoeft in te houden.

Blijkt achteraf dat de werknemer toch meer privékilometers heeft gemaakt, dan
zal de werknemer alsnog loonheffingen moeten betalen. De
verantwoordelijkheid ligt dan dus bij de werknemer. Ook in dat geval is
bijvoorbeeld een rittenregistratie noodzakelijk om het aantal
privékilometers achteraf aan te kunnen tonen.

Rittenadministratie

Het is dus erg belangrijk dat de werknemer zijn ritten met de auto van de zaak
bijhoudt. Meestal zal hiervoor een rittenadministratie worden gebruikt. Zo’n
administratie moet in elk geval de volgende onderdelen bevatten:

  • merk, type en kenteken van de auto;
  • periode waarin de auto ter beschikking stond;
  • de gegevens van de rit.

De ritgegevens bestaan meestal uit de datum, de begin- en eindstand van de
kilometerteller, het start- en eindpunt en of het gaat om een zakelijke of
privérit. Een rit geldt als de enkele reisafstand tussen twee adressen. Het
doel van de rit bepaalt of er sprake is van een zakelijke rit of een
privérit. Als de auto meerdere gebruikers heeft, moet uit de
rittenadministratie duidelijk blijken welke werknemer wanneer welke rit
heeft gemaakt.

Bestelauto

Ook voor bestelauto’s is er een vereenvoudigde rittenadministratie mogelijk.
Om de administratieve lasten rond een bestelauto terug te dringen – die vaak
door meerdere werknemers wordt gebruikt – kun je onder voorwaarden volstaan
met een vereenvoudigde rittenregistratie. Je moet dan de volgende afspraken
met de werknemer hebben gemaakt:

  • De werknemer houdt een vereenvoudigde rittenadministratie bij.
  • Privégebruik van de auto tijdens werk- en lunchtijd is verboden.
  • Je moet in je administratie informatie hebben over de zakelijke bestemmingen van
    de werknemer.

Belastingtip: Dit artikel is geschreven door de redactie van Fiscaal
Rendement. Meer tips en fiscaal nieuws vind je op www.rendement.nl/fiscaal

Lees ook:

Klik hier voor
alle andere belastingtips

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl